Як оформити періодичні поїздки працівників в межах одного дня в населені пункти поза місцем постійної роботи
У своїх роз'ясненнях та індивідуальних податкових консультаціях фіскали допускають лише два можливих підходи до оформлення поїздок співробітників підприємства в інші населені пункти:
(і) оформлення службового відрядження (у такому разі обов'язковим є складання наказу про відрядження та виплата добових);
(іі) визначення службових поїздок працівників роботою, що має роз'їзний (пересувний) характер.
Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 №59 (далі – Інструкція №59), при цьому інші суб’єкти господарювання можуть використовувати Інструкцію №59 як допоміжний (довідковий) документ.
Відповідно до п. 1 р. І Інструкції №59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Статтею 121 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 №322-VIII (далі - КЗпП) передбачені гарантії і компенсації при службовому відрядженні, зокрема:
виплата добових за час перебування у відрядженні;- право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовим відрядженням.
Відповідно до ст. 12 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці) гарантії та компенсації працівникам у разі службового відрядження є мінімальними державними гарантіями.
При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (п. 4 р. ІІ Інструкції №59).
Отже, при оформленні службового відрядження працівників, в незалежності від кількості днів перебування у відрядженні, виплата добових працівникам є обов’язковою.
Нагадуємо, що відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України від 02.12.2010 №2755-VI (далі – ПКУ) до оподатковуваного доходу не включаються витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.
Таким чином, робочі поїздки працівників в населені пункти поза місцем постійної роботи на один день можна вважати службовим відрядженням, що зумовлює обов’язок оформлення відповідного наказу про відрядження та необхідність виплати добових.
Альтернативним підходом до оформлення таких поїздок може бути встановлення для працівників роз’їзного характеру роботи.
На підприємстві може бути затверджене положення про роз’їзний характер робіт, у якому буде зафіксовано порядок отримання відповідних завдань працівниками, посада яких віднесена до робіт з роз’їзним характером, порядок та форму звітування щодо їх виконання тощо.
Відомості про те, що робота має роз’їзний характер, також можна зазначити в посадових інструкціях та в трудовому договорі, укладеному з працівником.
Стосовно роботи, що має роз’їзний (пересувний) характер, фіскали вказують, що відшкодування витрат на проїзд до місця відрядження (роботи) і назад, а також на наймання житлового приміщення таким працівникам підприємством слід розглядати як компенсаційні виплати, що включаються до складу заробітної плати і оподатковується за ставкою 18%, визначеною п. 167.1 ст. 167 ПКУ.
З нашого досвіду взаємодії з фіскалами нам відомо, що відшкодовані витрати працівників, пов’язані з робочими поїздками до інших населених пунктів, не оформлені належним чином, нерідко визнаються контролерами безпідставними, що призводить до «невизнання» витрат на такі компенсації (визнання фіктивності господарської операції тощо) та донарахування податку на прибуток, або визнання вказаних виплат додаткових благом працівника, що призводить до донарахування податку на доходи фізичних осіб, військового збору та штрафних санкцій.
Отже, для уникнення спорів з контролерами щодо підстав для компенсації витрат працівників у аналізованій ситуації, рекомендуємо обрати один з двох запропонованих підходів до оформлення службових поїздок, який буде оптимальним та прийнятним для підприємства.