Кожен бізнес хоча б раз зіштовхувався з ситуацією, коли необхідно направити контрагенту проєкт договору, який у компанії відсутній. В таких випадках, в першу чергу, за відсутності юриста у штаті компанії, необхідно прийняти рішення, хто саме підготує цей проєкт.
Тож, вже на цьому етапі часто компанії припускаються помилки і довіряють підготовку проєкту договору секретарю, офіс-менеджеру, відділу продажів, бухгалтеру тощо, тобто особі, яка, як правило, не має належних знань та навичок для виконання такого завдання.
Що ж отримує компанія в результаті? Частіш за все, типовий шаблон, скопійований з інтернет-ресурсу, який не лише не відображає фактичні домовленості сторін, не захищає інтереси компанії, а й навіть може бути складений на підставі застарілого законодавства, норм, які вже втратили чинність, а інколи – складений на підставі іноземного законодавства (переклади українською мовою шаблонів іноземних договорів доволі часто зустрічаються в інтернеті).
Отже, з чого ж почати? Звісно, найкращим варіантом є довірити підготовку проєкту договору професіоналу у цій справі, за відсутні власного юридичного відділу (юриста) – залучити сторонню компанію. Якщо все ж таки відсутня така можливість, то рекомендуємо наступний алгоритм дій:
1. Проаналізувати інформацію про контрагента з усіх відкритих державних реєстрів. Для цього можна скористатися Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, Єдиним державним реєстром судових рішень, Електронним кабінетом платника, Автоматизованою системою виконавчого провадження тощо. Крім того, безліч платних платформ надає можливість здійснити повний аналіз діяльності компанії.
Вказане потрібне, перш за все, для того, щоб визначити платоспроможність, надійність контрагента та зменшити шанс податкових ризиків чи невиконання контрагентом своїх зобов’язань, або попередньо врахувати ці фактори під час підготовки проєкту договору та передбачити відповідні штрафні санкції.
2. Визначитися з видом договору, який необхідно укласти, ознайомитися з вимогами законодавства, що встановлені для вказаного виду договору, істотними умовами тощо. Навіть взявши за основу шаблон договору, скопійований з інтернет-джерела, необхідно здійснити ретельний аналіз на відповідність діючим на момент складання проєкту договору вимогам законодавства України до вказаного типу договору, а також врахувати податковий статус сторін, наявність чи відсутність передбачених законодавством вимог до компаній, що виконують ті чи інші роботи, послуги, поставляють товари тощо.
3. Детально відобразити в договорі всі фактичні домовленості сторін, а також всі положення, які є важливими для компанії та можуть в майбутньому захистити її інтереси.
4. Врахувати всі нюанси оподаткування, фіскальні ризики та прорахувати гіпотетичні податкові наслідки укладення такого виду договору.
5. Перед підписанням договору – перевірити наявність повноважень особи, що укладає договір від імені контрагента. На цьому етапі необхідно врахувати, що навіть керівник може мати обмеження на укладення тих чи інших правочинів, тож рекомендуємо додатково ознайомитися з положеннями статуту компанії, які містять перелік повноважень керівника.
Звісно, в кожному окремому випадку можуть бути свої особливості, як-то специфіка митного оформлення під час експорту/імпорту товарів/послуг, захист авторських прав, особливі вимоги до надання рекламних послуг тощо, тож, універсального переліку рекомендацій бути не може. Саме тому, на наш погляд, для надійного функціонування бізнес-процесів з контрагентом однією із важливих умов є юридичний супровід всіх дій, пов’язаних з укладенням правочину: починаючи від проведення переговорів, за необхідності, підписання протоколу про наміри, до безпосереднього укладення договору. Своєю чергою, співробітники КGBS мають великий досвід у супроводі укладення будь-яких видів договорів «під ключ» та можуть допомогти у вирішенні любих проблем, що можуть виникнути під час цього процесу.