У зв’язку з повномасштабним вторгненням рф, багато підприємств стикнулася з тими чи іншими труднощами, в тому числі і втратою первинних документів. Тож ця проблематика є актуальною як ніколи, і скільки людей – стільки і думок, що у зв’язку з цим робити, проте ми пропонуємо звернутися, перш за все, до першоджерел.
Пунктом 44.5 ст. 44 Податкового кодексу України від 02.12.2010 №2755-VI (надалі – ПКУ) передбачено, що у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності тощо, платник податків зобов'язаний у 5-денний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку.
В подальшому, протягом 90 календарних днів з моменту подання такого повідомлення, платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи, а у разі не-відновлення або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення, вважається, що такі документи взагалі були відсутні у платника податків.
Разом з тим, пп. 69.9 п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством.
Тож, на перший погляд, можна і не поспішати, адже строки поки що зупинені. Але варто звернути увагу, що разом з заявою про знищення, пошкодження тощо документів, подаються докази події, яка призвела до означених наслідків, а відповідно до вимог законодавства такими доказами можуть бути матеріали технічної інвентаризації, що засвідчують факт знищення майна, довідки органів внутрішніх справ України, акт про пожежу, офіційні висновки інших установ або організацій, які відповідно до законодавства уповноважені засвідчувати факт знищення майна тощо. Також було затверджено спеціальний порядок невідкладних робіт щодо ліквідації наслідків збройної агресії Російської Федерації (Постанова КМУ від 19.04.2022 №473).
Разом з тим, відповідно до п. 7 р. I Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879 (далі – Положення №79), при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів), обов'язково проводиться інвентаризація активів та зобов'язань, що перебувають на балансі суб'єкта господарювання.
При цьому згідно з п. 8 р. I Положення №879 підприємства, що знаходяться на тимчасово окупованій території та/або на території проведення антитерористичної операції тощо, проводять інвентаризацію тоді, коли стане можливим забезпечити безпечний та безперешкодний доступ уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов'язання та власний капітал цих підприємств.
То що ж все таки робити: подавати повідомлення та відновлювати первинні документи чи чекати закінчення воєнного стану? Однозначної відповіді на це запитання не існує, адже все залежить від обсягу втраченої документації, наявності зв’язку з контрагентами, безпечності території - місцезнаходження підприємства, штату працівників тощо. Проте, в будь-якому разі, в першу чергу, варто зафіксувати факт втрати таких документів способами та методами, встановленими законодавством, а також зібрати всі можливі докази, наприклад, показання свідків, здійснити фото і відео-фіксацію стану приміщення, де зберігались документи, та самих документів у випадку їх пошкодження, інші дії, які, за необхідності, зможуть довести позицію платника податків.