Загальні вимоги щодо зберігання та знищення документів в установах і організаціях незалежно від форм власності визначаються Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджено наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 №1000/5 (надалі – Правила №1000/5).
Строки зберігання документів різного виду визначаються згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (надалі – Перелік №578/5).
Знищенню підлягають фінансові документи, що не належать до Національного архівного фонду та за якими закінчились строки зберігання, що передбачені п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України від 02.12.2010 №2755-VI та Переліком №578/5.
Перед знищенням документів обов’язковим є проведення експертизи їхньої цінності
(п. 2.13 р. ІІ Переліку №578/5, п. 3 гл. 2 р. V Правил №1000/5).
Відповідно до п. 2 гл. 3 р. V Правил №1000/5, для документування операцій зі знищення документів після завершення строку їх зберігання, складається у двох примірниках Акт про вилучення для знищення документів, за формою, наведеною в додатку 15 до Правил №1000/5.
Експертна комісія, створена на підприємстві, приймає рішення про схвалення і подання до експертно-перевірної комісії державного архіву (експертної комісії архівного відділу районної, міської ради) проєктів актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (п. 5 гл. 1 р. V Правил №1000/5).
В п. 5 гл. 3 р. V Правил №1000/5 визначено, що у разі внесення до акту про вилучення для знищення документів, первинної фінансової та бухгалтерської документації, підприємство додає до нього довідку про проведення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства.
У примітках до наведених у Переліку №578/5 строків зберігання документів, пов’язаних з бухгалтерського обліку та звітності, зазначено, що відповідні строки застосовуються за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а у разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
Отже, при проходженні процедури погодження актів про вилучення для знищення документів, підприємство обов’язково має надати до архіву довідку про проведення перевірки контролюючими органами за відповідний звітний період. В такій довідці також вказуються відомості про наявність або відсутність: фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки; спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах. Така довідка підписується керівником підприємства та скріплюється печаткою.
Без проведення податкової перевірки, архівна установа не погодить акт про вилучення для знищення документів, складання якого передбачено нормативними документами.
Контролери також наголошують на недопущенні знищення неревізованих (неперевірених) фінансових та бухгалтерських документів, навіть якщо за ними минув строк зберігання.
Такий підхід фіскалів залишається незмінним протягом значного часу. Так, в листі ДПС від 18.05.2012 №13920/Ж/17-1216 зазначено, що, якщо перевірка органом ДПС не проводилась протягом терміну, який перевищує 1095 днів, платники повинні забезпечити належне зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством, з метою чого можна, наприклад, здати їх в архів.
Вказана позиція контролерів також підтверджується судовою практикою, наприклад у рішенні Окружного адмінсуду м. Києва від 13.10.2022 у справі №640/21358/21 було зазначено, що, на думку суду, у підприємства були відсутні підстави для знищення первинних документів за 2015-2017 роки, за якими контролюючим органом не проведено перевірку (податкова перевірка проводилася в 2021 році, після знищення підприємством документів).
У якості аргументації, судді посилалися у цьому рішенні на лист Державної архівної служби від 03.07.2013 №01.2/2629, в якому зазначається, що знищення неперевірених фінансових та бухгалтерських документів не допускається.
Отже, належне проведення процедури знищення документів за період, що не був перевірений податковою службою, є неможливим, оскільки архівна установа не погодить акт про вилучення для знищення документів, який є підтвердженням «офіційного» знищення документів.