Навіщо підприємству потрібен кадровий аудит
Кадровий аудит — це комплекс процедур з перевірки всієї кадрової документації та звітності підприємства з метою визначення достовірності, повноти та відповідності документів вимогам трудового законодавства.
Кадровий аудит підприємства може проводитися як внутрішніми ресурсами, шляхом залучення відповідних штатних працівників, так і зовнішніми ресурсами, залучивши зовнішніх незалежних експертів. Перевагами внутрішнього аудиту кадрового обліку, зазвичай, є економія фінансових ресурсів, а до недоліків внутрішнього аудиту можна віднести незацікавленість працівників кадрової служби у виявленні порушень власної роботи або відсутність додаткового фахівця, який буде займатися кадровою роботою на час проведення кадрового аудиту.
В той же час зовнішній незалежний аудит стану кадрового обліку має ряд своїх переваг, зокрема, глибока професійна експертиза та неупередженість висновків про стан кадрового обліку підприємства. Залучені досвідчені експерти проведуть якісний аналіз та складуть об’єктивну оцінку стану кадрового обліку у вигляді звіту про результати перевірки із зазначенням виявлених порушень трудового законодавства, недоліків обліку та можливих наслідків, переліком відсутніх або некоректно оформлених документів, нададуть професійні рекомендації щодо усунення виявлених недоліків і за потреби допоможуть у відновленні відсутніх кадрових документів.
Коли зазвичай найчастіше виникає необхідність проведення кадрового аудиту:
для підготовки до планової або позапланової перевірки контролюючих органів;
при змін у складі керівництва підприємства або зміни засновника;
при заміні або звільненні спеціаліста, що здійснював кадровий облік підприємства;
для перегляду кадрових документів в рамках підготовки до передачі на архівне зберігання.
Аудит кадрової документації може бути повним та частковим. Частковий кадровий аудит передбачає вибіркову перевірку, що проводиться з метою мінімізації часових, фінансових і людських ресурсів. При такому аудиті перевіряється не вся наявна кадрова документація за період перевірки, а лише її деякі види: відбирається для перевірки певна кількість документів кожного виду (наприклад, при кількості 100 працівників на підприємстві, перевіряється 20-50% з усіх особових справ, трудових книжок, наказів з кадрових питань тощо). У разі виявлення систематичних помилок підприємство може прийняти рішення про проведення повного аудиту всієї документації або певного її виду.
Повний кадровий аудит передбачає перевірку наступного переліку документів:
Установчі документи;
Колективний договір (за наявності) та Положення про структурні підрозділи;
Правила внутрішнього трудового розпорядку;
Штатний розпис та Посадові інструкції;
Письмові трудові договори, договори цивільно-правового характеру (за наявності);
Договори про повну матеріальну відповідальність;
Накази з кадрових питань та журнали реєстрації таких наказів щодо:
прийняття, переведення, переміщення, звільнення;
надання всіх видів відпусток, відрядження;
встановлення суміщення посад, виконання обов’язків;
тимчасової відсутності працівників;
залучення до надурочних робіт та до роботи у вихідний день;
зміну істотних умов праці;
відсторонення від роботи, накладення та зняття дисциплінарних стягнень тощо;
Документи-підстави для видання кадрових наказів (акти, повідомлення, доповідні та службові записки, протоколи, заяви працівників);
Особові справи та особові картки працівників (форма № П-2);
Трудові книжки та Журнал обліку руху трудових книжок та вкладишів до них;
Табелі обліку робочого часу, графіки змінності;
Графіки відпусток;
Документи, що підтверджують своєчасність виплати заробітної плати, в т. ч. за час відпусток та в разі звільнення;
Протоколи (рішення) комісії (уповноваженого) із соціального страхування;
Підтвердні документи щодо виконання нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю;
Дозволи на працю іноземців і їх продовження;
Повідомлення про прийняття працівників на роботу (до ДПСУ);
Інформація до центру зайнятості (форми № 3-ПН, №4-ПН, № 1-ПА квартальна);
Інші кадрові документи за наявності.
Правильне оформлення кадрової документації та звітності має велике значення для ефективної діяльності підприємства, адже вона може знадобитися, наприклад, бухгалтерії для коректного розрахунку заробітної плати чи відпускних або працівнику для надання певних відомостей Пенсійному фонду чи іншим установам.
Наслідками помилок кадрового обліку можуть бути трудові спори з працівниками в судах, штрафні санкції від контролюючих органів тощо. Саме тому періодичні процедури кадрового аудиту допоможуть підприємству своєчасно виявити проблему та отримати компетентні рекомендації щодо її усунення.